1
קח את הזמן הדרוש לתכנן את הארוע, אם חשבת על אולם ארועים מסוים (למשל כזה שמתמחה בארועים עסקיים), סביר להניח שתאלץ להזמין את המקום הרבה זמן מראש, כנ"ל לגבי נותני שרות אחרים טובים להם תזדקק, כגון תקליטנים, קריינים קומיקאים וכו'.
2
חלק חשוב מאד בתכנון הארוע הוא קביעת תקציב. כמובן תקצה לעצמך סכום מסויים להוצאות בלתי צפויות. תהיה בטוח שבכל ארוע עסקי יש הוצאות לא צפויות....
3
עשה העתקים לכל המסמכים שקשורים לארוע, כגון רשימות מוזמנים, מקומות ישיבה, חוזים וכו'.
אם יאבד מסמך חשוב במהלך הארוע, זה עלול ליצור אנדרלמוסיה לא קטנה !
4
שלח הזמנות לארוע העסקי שלך שלושה - ארבעה שבועות לפני מועד הארוע. אם אתה יודע שמדובר במועד מבוקש כמו חג, רצוי שתשלח את ההזמנות אפילו כמה חודשים לפני. תנסה לקבל אישורי השתתפות במידת האפשר.
5
אם אתה מעוניין בהשתתפות גבוהה בארוע העסקי שלך, דאג לבחור תאריך שהוא בתחילת שבוע, ורחוק מחגים ותקופות בהם אנשים נוהגים לנפוש.
6
אם יש מוזמנים חשובים כמו מנכ"ל החברה, לקוחות חשובים וכו', דאג להתקשר אליהם זמן מה לפני ולבדוק שהתאריך טוב. זה יהיה מאוד מצער אם הבוס יהיה בחופשה בתאריך של הארוע.
7
חשוב לדעת כמה להבליט את נושא הארוע. חשוב לשמור על אלגנטיות, ולא לפוצץ בשלטים, פרסומות וכו'.
8
בחר מוזיקה שכולם יאהבו, ודאג שזה ינוגן בעוצמה נמוכה יחסית - זכור, זה ארוע עסקי אלגנטי ולא מסיבת טראנס !
9
אם אתה זקוק לציוד או אביזרים כלשהם, כגון מקרנים, רמקולים מצלמות וכו', כדאי שתכין רשימה ותדאג שיהיה אדם טכני למקרה שמשהו משתבש.
10
דאג לגישות ועזרה לנכים !